「棚卸に毎回まる1日がかりで、終わる頃には現場がぐったり」「数え終わってからの集計と報告にもさらに時間がとられる」と悩む方は多いでしょう。
棚卸が長引く原因の多くは、手作業のカウントと手入力、そしてエクセル頼みの集計にあります。ここを自動化・システム化できれば、作業時間は一気に縮みます。
この記事では、棚卸に時間がかかる原因と、それを解決する自動化の方法を整理します。あわせて、シーズプランニングが実際に開発した棚卸システムの事例も紹介します。
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棚卸に時間がかかる主な原因
棚卸を早く終わらせるには、まず「何に時間がかかっているのか」を正しくつかむ必要があります。多くの現場に共通する原因は、大きく3つに分けられます。いずれも自動化・システム化で解決できるものです。
手書き・手入力と転記に時間がとられる
現場で数えた数字を紙に書き、あとからエクセルや帳簿に手入力する二度手間は、作業時間を押し上げる大きな要因です。
さらに転記ミスによる差異が出ると、その確認と修正にまた時間がかかります。品目数が多い現場ほど、この「書く・打ち込む・見直す」の負担が重くのしかかります。
エクセル管理が重く、属人化しやすい
品目数が増えると、エクセルは開くだけでも重くなり、入力や検索のたびに待たされます。複雑な関数やマクロで作り込んだファイルは、作った担当者にしか直せない「属人化」に陥りがちです。
担当者が異動すればメンテナンスが止まり、ファイル自体が古びて使いづらくなるおそれもあります。棚卸のたびに「とりあえず今のエクセルで乗り切る」を繰り返すと、根本的な改善が遠のきます。
集計・在庫の把握・帳票づくりに時間がかかる
カウントが終わっても、そこから集計し、在庫数を突き合わせ、報告用の帳票にまとめる作業が残っています。手作業で進めるほど「数え終わってからが本番」になりがちです。
リアルタイムに在庫がわからないため、発注のタイミングも後手に回りやすくなります。
システムで棚卸を早く終わらせる方法
原因を踏まえて、棚卸のムダを減らす自動化の方法を紹介します。
エクセルで棚卸表の集計を自動化する
手計算で集計していた部分を、エクセルの数式に置き換えるところから始めましょう。テンプレートを一度作れば、次回からはカウント値を入力するだけで集計が終わります。
合計や差異を関数で自動計算すれば、電卓で足し合わせる手間と計算ミスをまとめて減らせます。まずはコストをかけずに始められる第一歩です。
バーコード・QRコードで読み取りを自動化する
商品にバーコードやQRコードが付いていれば、ハンディターミナルやスマホで読み取るだけでカウントデータを記録できます。手入力が不要になり、転記ミスもなくなります。
スマホのカメラで読み取れるアプリもあるため、専用端末をそろえなくても始められる場合があります。まずは一部の棚から試してみるのもよいでしょう。
棚卸アプリ・在庫管理システムの導入
棚卸を根本から早くするなら、棚卸アプリや在庫管理システムの導入がもっともおすすめです。エクセルの自動化やバーコードが「一部の作業」を軽くするのに対し、システムはカウントから集計・在庫更新・帳票作成までを一気通貫で自動化できます。
スマホやタブレットでスキャンしたデータは、その場でクラウドに反映されます。数え終わった時点で集計も在庫更新も終わっているため、作業時間が格段に減らせます。
- スマホ・タブレットでのスキャン入力
- カウント結果のその場での集計
- 在庫数の自動更新と、発注タイミングのアラート
- 報告用帳票のワンタッチ出力
在庫がリアルタイムでわかるので、棚卸のときだけでなく、日々の在庫管理や発注判断にも使えます。棚卸の効率化が、そのまま在庫管理全体の改善につながります。
弊社のシステム開発によって棚卸を早く終わらせた事例
シーズプランニングでは、製造業のお客様向けに、部品の入出庫と棚卸を管理するシステムを開発し、棚卸業務を効率化させた事例があります。
FileMakerアプリを用いて、棚卸、在庫管理、帳票出力までを1つにまとめたシステムを開発したところ、以下のような業務改善につながりました。
- 部品の検索から入力までが快適になった
- 棚卸はiPadでも実施でき、手書きが不要になり、その場で集計できるようになった
- 在庫が不足しそうなときは警告とメール通知が出るため、発注漏れが一目で分かる
- 報告用の帳票もすぐ出力でき、事務作業の負担が軽くなった
- 棚卸のための休日出勤が不要になり、社員の負荷と会社の経費を削減できた
- 基幹システムのマスタから部品マスタが取り込めるので、個別の管理が不要になった。
システムによって棚卸業務を早く終わらせることができるようになった好事例ですので、ぜひ同じような状況にお悩みのご担当者さまがいらっしゃれば、お気軽にご相談ください。
シーズプランニングでは、FileMakerを活用した在庫管理・棚卸システムの開発を承っています。
「今のエクセル管理に限界を感じている」「自社の棚卸フローに合うシステムがほしい」など、まずはお気軽にご相談ください。
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