「Excelは時代遅れ」は本当？ 脱エクセルによる改善事例も紹介

「Excelはもう時代遅れなのでは？」と気になっている経営者・現場責任者は多いはずです。管理表を開くのに時間がかかる、担当者しか中身が分からないマクロが残っている、同じ数字を別の表にもう一度入力している、といった何気ないExcelによる業務作業に時間を取られていませんか？

結論からいうと、Excelそのものは時代遅れではありません。私たちは業務システムの開発会社として、Excel管理が回らなくなった現場を何度も引き取ってきました。

この記事では、実際にご相談をいただいた事例をもとに、Excelが時代遅れと言われる理由、実際に起きていた限界の状態、システム化して何が変わったのか、などについて解説します。

＼ 無料相談・お見積もり受付中！ ／

あわせて読みたい

業務システム開発とは？基幹システムとの違いや代表例をわかりやすく解説 業務システム開発とは、自社の業務を効率化するシステムを作ることです。基幹システムとの違い、販売管理や在庫管理など種類の一覧、開発の進め方、使われる言語、依頼先の選び方までまとめて解説します。

Excelは本当に時代遅れなのか

Excelは今も表計算ソフトとして第一線にあります。条件を変えながらの試算、その場かぎりの集計、取引先ごとの書式に合わせた書類の仕上げでは、これ以上手軽な道具がなかなか見つかりません。

問題になるのは、Excelを会社のデータを置く場所として使い始めたときです。1枚のシートに全社の在庫を持たせる、受注台帳を部署ごとにコピーして回す、集計マクロを1人が抱える。この状態になると、Excelの得意分野から外れた使い方になります。

よく指摘される5つですが、私たちがご相談を受けた現場でも、そのままの形で起きていました。Excelが悪いのではなく、Excelに任せる範囲を超えていたというのが実際のところです。

Excelの良いころ

一方業務をこなしていく上で、まだまだExcelにも良い点はたくさんあります。

Excelという慣れ親しんだツールを使うことが、新しくシステムやSaaSを導入することよりも知識の共有や作業の効率化につながることもあります。

Excel管理の限界が実際に起きた事例

ここからは、私たちが業務システムに置き換えてきた案件で、Excel管理のどこが限界だったのかをお伝えします。いずれも公開している実績のページに載せているものです。

数万点のデータでレスポンスが落ちていた

製造業のお客様では、数万点の部品の入出庫管理をExcelで行っていて、レスポンスが悪い状態でした。データが増えるほど、開くにも探すにも待たされます。

あわせて、最新のExcelではエラーが発生することもあり、動作の安定性そのものに不安があるという状況でもありました。毎日使う仕組みで「今日は動くだろうか」と気にしながら作業するのは、それだけで負担になります。

実績紹介：製造業／部品入出庫＆棚卸システム

作った社員がいなくなり、改修できなくなっていた

これは相談として本当に多い内容です。別の製造業のお客様では、かんばんを発行する仕組みを当時在籍していた社員がExcelのVBで作っていて、業務の変化に合わせて改修したいが分かる人がいない状態になっていました。

厄介なのはここからです。その仕組みを動かすために、古いバージョンのExcelを1台だけ残しておく必要がありました。動作は遅く、エラーも頻発していました。

さらに全社ではMicrosoft 365への移行が進んでいて、そのままでは行き止まりになる状況でした。担当者がいなくなったExcelは、会社側の都合とは無関係に期限が近づいてきます。

実績紹介：製造業／かんばん印刷システム

手書きからExcelへの転記に時間がかかっていた

先ほどの部品管理のお客様では、棚卸しにも別の困りごとがありました。手書きしたものをExcelに転記して集計していたため、報告までに膨大な時間を要していたのです。報告用の帳票を作る負担も大きい状態でした。

印刷業のお客様も同じ形でした。製造に関わる帳票がすべて手書きだったため見返しや検索ができず、回収した手書きの情報を、管理用にわざわざExcelに起こしてまとめていました。

実績紹介：印刷業／製造指示情報管理システム

社内で共有できず、書き方も揃っていなかった

訪問理美容サービスのお客様では、Excelでの管理が煩雑で社内で共有できていない状態でした。加えてスタッフからの報告が紙で届くため、事務側で別途入力する手間が発生していました。

印刷業のお客様のほうでは、担当者によって表記の仕方がバラバラという問題も起きていました。同じものを指しているのに書き方が違うと、あとから探せません。

Excelは自由に書けるのが利点ですが、その自由さが人数分の書き方を生みます。台帳として長く使うほど、この差は開いていきます。

実績紹介：訪問理美容サービス／業務管理システム

＼ 無料相談・お見積もり受付中！ ／

Excel管理をシステム化（脱エクセル）するとどう変わるか

先ほどの事例は、いずれも業務に合わせた仕組みに置き換え、脱エクセルしました。何がどう変わったのかを、実際の結果でお伝えします。

Excelで起きていたこと	オーダーメイドのシステムに置き換えたあと
数万点の部品管理でレスポンスが悪い	部品の検索から入力までが快適になった
棚卸しは手書きをExcelに転記して集計	iPadで棚卸しができ、手書きが不要で即時集計できるようになった
在庫が減っても気づいた人が声をかけるだけ	発注が必要になるとメッセージが出て、管理者にメールが届くようにした
報告用の帳票作成に負担がかかっていた	帳票をすぐ出力でき、事務作業の負担が軽くなった
手書きの情報を管理用にExcelへ起こしていた	受注情報を登録するだけで、業務に必要な帳票が印刷できるようになった
担当者によって表記がバラバラ	指示書番号などをルール化し、社内の言葉が統一できた
古いExcelを1台残して動かしていた	Microsoft 365へ移行したあとも安心して運用できるようになった
シフトの状況が社内で共有できていない	常に共有され、スタッフ本人から出退勤を入力できるようになった

ここで注目していただきたいのは、なくなったのは作業ではなく「人が気をつけていた部分」だという点です。発注漏れに気づく、転記を間違えない、書き方を揃える。Excelでは人の注意力で支えていた部分を、仕組み側に持たせています。

印刷業のお客様では、この置き換えがISOやFSCの認証取得への足掛かりにもなりました。記録が検索できる形になると、業務改善だけでなく対外的な説明にも使えます。

エクセル管理をシステム化する上で大切にしていること

エクセルには良いところもあるため、完全に時代遅れになっているわけではありません。一方で、データが肥大化したときや管理運用が属人化したケースなどでは、エクセルの保守性が悪くなり、段々とデータ管理に適さなくなってしまうことがあります。

そういった棲み分けが必要であることを前提とした上で、私たちシーズプランニングがエクセル管理をシステム化する上で大事にしている点が二つあります。

一度に全部を作り替えない

Excel管理の見直しでよくある失敗が、全社の業務をまとめて置き換えようとして止まってしまうことです。私たちはスモールスタートを基本にしています。

実装とテストを繰り返して少しずつ機能を足していく進め方をとり、小さなシステムを育てていく形にします。1つの業務で効果が出てから隣に広げるほうが、現場に無理がかかりません。

先に挙げた事例も、最初から全社の基幹業務に手をつけたわけではありません。棚卸し、かんばんの発行、製造指示といった単位で切り出しています。

現場が使える画面にする

置き換えたあとに現場がExcelへ戻ってしまうのは、たいてい画面が使いにくいからです。実際の案件では、こうした工夫を入れています。

• 事務所で使う画面は、あえてExcelに近い見た目にした（訪問理美容）
• スタッフが利用する際はスマホで見やすくなるよう画面を整理した（訪問理美容）
• 入力欄の位置が分かるよう、画面を印刷イメージそのままにした（印刷業）
• 数値は可能な限り自動計算にして、入力の手間を減らした（印刷業）
• iPadでの入力に合わせて、数値入力用のテンキーを作った（製造業）
• 工場内はWi-Fiが未整備だったため、モバイルルータで使える構成にした（製造業）

1つ目は少し意外に思われるかもしれません。長くExcelを使ってきた現場では、見た目をExcelに寄せたほうが定着が早いことがあります。使う人に合わせて決める部分です。

Excel管理の見直し・脱エクセル化を相談する流れ

何から話せばよいか分からない状態でも問題ありません。相談は次の流れで進みます。

1. お問い合わせ（フォーム・メール・お電話のいずれでも）
2. ヒアリング（ご訪問またはZoomなどのオンラインで、やりたいことや現状のお悩みを伺います）
3. ご提案（事業規模やご予算に合う形をご提案します）
4. お見積り（ご検討いただきやすいよう、複数のパターンでお出しします）
5. 要件定義・システム設計（ご契約後はここから始まります）

ヒアリングからお見積もりまでは無料です。大まかな予算感や納期の希望があれば、ヒアリングのときに伝えていただけるとよりよい提案ができるかと思います。

ヒアリングで伺うこと

専門的な知識は必要ありません。実際のやりとりはこんな調子で進みます。

お伺いしたいのはこうした具体的な話です。どの作業に時間がかかっているか、どこで同じ数字を二度打っているかが見えれば、最初に手をつける場所が決まります。

ご相談のときに、いま困っているExcelファイルを1つと、その作業にかかっている時間の概算、触っている人数を教えていただけると、初回から具体的な話ができます。

費用は対象にする業務の数、作る画面と帳票の数、移行するデータの量などで変わります。ご予算に合わせて範囲を区切ることもできますので、まずはお聞かせください。

サービスの詳細はWEBシステム開発・運用・保守とファイルメーカー アプリ開発のページでもご紹介しています。